Metropoliplan

MEP se ha desarrollado especialmente para la predicación pública en áreas metropolitanas. Permite la coordinación de grandes cantidades de publicadores de diferentes congregaciones. De hecho no importa si participan 100, 1000 o incluso más publicadores. Además, es útil para organizar proyectos en zonas turísticas como las playas, y hasta para la predicación a camioneros de larga distancia.

A los que organizan la predicación pública a nivel congregacional recomendamos usar soluciones más prácticas, como Google Sheets o Excel Online.

Como administradores, el coordinador y sus ayudantes pueden asignar turnos a cualquier cantidad de participantes. La aplicación asegura que siempre se asigne a un participante como capitán del equipo. La asignación de los turnos se basa principalmente en el lugar, el horario y la disponibilidad de los participantes. También se puede registrar información adicional, como privilegios del publicador o requisitos especiales para ciertas zonas. En algunas zonas, por ejemplo, tiene que haber un hermano presente por seguridad o es necesario disponer de un auto.

Se crea una cuenta para cada publicador con la que puede iniciar y cerrar sesión de forma independiente. En la página de inicio personal encuentra toda la información importante sobre sus turnos. Puede indicar su disponibilidad, cancelar solicitudes y ofrecerse para reemplazos. Si lo desea, los turnos asignados se agregan automáticamente a su calendario personal; de lo contrario, sólo se le notificará por correo electrónico. Además está disponible la función "planificación automática" que se encargará de la mayor parte del trabajo. Se trata de un algoritmo de optimización que crea una sugerencia para las asignaciones teniendo en cuenta los criterios locales.

MEP se asegura de que los capitanes de grupo envien un breve informe después de cada turno. Estos datos les ayudarán a evaluar si una determinada ruta es eficaz, cuánta literatura se requiere y a preparar informes mensuales para la sucursal.

MEP también facilita la comunicación con los participantes. Se pueden publicar noticias en la página de inicio y los documentos pueden compartirse con todos. Los participantes pueden transmitir sus experiencias positivas o negativas.

Este breve resumen tiene el propósito de ayudar a los coordinadores a decidir si MEP es la herramienta adecuada para su territorio. A continuación encontrará explicaciones detalladas e instrucciones paso a paso de cada uno de los procesos.

Todo comienza cuando la persona encargada (el coordinador o uno de sus ayudantes) selecciona un período de tiempo futuro (por ejemplo, una semana) para la PPAM. Para ello, establece en el calendario los horarios en cuales habrá turnos (por ejemplo, lunes de 8:00 a 10:00 horas; martes de 9:00 a 11:00 horas, etc.). Y después los habilita, lo que significa que los participantes son notificados y ahora pueden indicar su disponibilidad.

Se puede elegir libremente con cuánta anticipación habilitar los turnos. Eso puede ser para la próxima semana o el próximo mes. También se puede elegir el plazo de tiempo, como, por ejemplo, organizar una semana o dos seguidas. Una vez terminado, el encargado puede sentarse, relajarse y aprovechar su precioso tiempo libre que tiene haciendo su programa de lectura de la Biblia, porque ahora tiene que esperar que los participantes se anoten.

Los participantes recibirán un correo electrónico y una notificación en la página de inicio personal de MEP que se habilitó una nueva semana. Después de una cuidadosa consideración, ahora el publicador puede marcar los horarios a los que desea asistir.

El subtítulo ya suena poco emocionante y, para ser honestos, este párrafo lo es. Sin embargo, les pedimos desde el fondo de nuestros corazones que no pasen por alto este punto. Porque la experiencia ha demostrado que hay muchos malentendidos particularmente acá.

Definimos el término horario como el período en el que se llevará a cabo la PPAM, por ejemplo, lunes de 8:00 a 10:00.

La ruta indica dónde se llevará a cabo, por ejemplo, ruta “estación”.

Si unimos estas dos variables obtenemos el turno. En algunos territorios, el idioma se agrega como una tercera variable. Un ejemplo simple podría verse así:

Hay dos rutas en el sistema: ruta “estación” y ruta “plaza”.

El hermano Fulano se ofrece para el horario del lunes por la mañana de 8:00 a 10:00.

Entonces hay dos opciones, el hermano Fulano puede ser asignado al turno "Plaza de 8:00 a 10:00" o "Estación de 8:00 a 10:00".

A la combinación de horario y ruta la llamamos turno.

Como ya se mencionó, esto podría ampliarse para incluir el idioma si es necesario. Entonces el turno del hermano sería: “lunes de mañana de 8:00 a 10:00 en la estación, español”.

Después de recibir las solicitudes, el encargado puede comenzar a repartir los turnos entre los publicadores. Él puede ver quiénes solicitaron en cada horario, y de esta lista selecciona el número de hermanos y hermanas necesarios para formar los equipos. Además del nombre, él puede ver más información sobre cada publicador, como el género, los privilegios y si él o ella puede servir como capitán del grupo. Es muy útil saber esto, porque si no hay un capitán de grupo disponible, el turno no se puede llevar a cabo.

Una vez que el encargado repartió todos los turnos, completa el proceso publicando el cronograma. Ahora todos los publicadores recibirán una notificación en la página de inicio personal de MEP, también en su correo electrónico, y si así lo configuraron, los turnos también aparecerán en su calendario personal.

Después de que todos llegaron puntualmente y tuvieron una linda predicación, el proceso central está casi terminado. Ahora solo falta el informe. El capitán de grupo lo escribe después de cumplir con el turno. En él menciona la literatura colocada, cuántos carritos estaban en uso, la duración y si todos los participantes estaban presentes.

Completamente independiente del informe del capitán, los publicadores tienen la posibilidad de mandar experiencias positivas o negativas al equipo de coordinación, si lo desean. Si, por ejemplo, hay problemas reiterados con el dueño de un negocio o personas de la municipalidad en una determinada ruta, el coordinador puede tomar las medidas necesarias. Pero por supuesto preferimos las experiencias positivas.

Al principio, la semana se encuentra completamente en blanco. Ahora se pueden determinar los horarios de los turnos. Lo importante es elegir el período de tiempo, es decir, el día y cuánto deben durar los respectivos turnos. Para eso hay que marcar cada horario individualmente en el calendario, seleccionando con el mouse la hora de inicio y arrastrándolo hacia abajo según la duración deseada, por ejemplo, lunes de 10:00 a 13:00.

El horario creado con éxito aparece rayado en naranja. Ahora está en modo borrador, es decir, nadie puede verlo excepto el encargado. Entonces planifica toda la semana hasta que quede así, por ejemplo:

Si todo está bien, publica la semana para que los publicadores puedan solicitar los turnos. Para lograr esto, haga clic en el menú desplegable de la barra azul en la parte superior derecha (los tres puntos verticales ( ⋮ )) y ahí aparecerá el botón: "publicar semana".

Después de hacer clic ahí, todos los publicadores serán notificados por correo electrónico que hay una nueva semana disponible. Ahora las rayas desaparecen y las casillas quedan coloreadas uniformemente de naranja. Esto significa que el programa es visible para todos los participantes y que pueden indicar su disponibilidad.

Ya van a ver que después de haberlo hecho varias veces sale muy rápido y sin mucho esfuerzo.

Y como lo mejor viene al final tenemos una sorpresa. Si los horarios no se cambian (y generalmente es lo que sucede), no es necesario hacer todo ese trabajo todas las semanas. Se puede utilizar la semana anterior como modelo y copiarla a la semana actual con un solo clic.

Para eso, abra una nueva semana y vaya directamente al menú desplegable arriba a la derecha. Ahí aparecerá el botón "importar turnos".

Ya está todo listo y lo pueden publicar o hacer algún cambio si es necesario, por ejemplo, debido a un feriado, una manifestación o lo que sea.

Ahora cambiemos de perspectiva por un momento para ver qué está pasando del lado del publicador. Se le notifica por correo electrónico que se publicó una nueva semana.

En el calendario del sitio encuentra ahora los turnos disponibles. En este momento las casillas aún están grises. Para solicitar, el publicador hace clic en "Solicitar" en el horario correspondiente. El color de la casilla ahora cambia de gris a verde rayado.

Entonces su trabajo ya está hecho y todo lo que tiene que hacer ahora es esperar pacientemente a que el encargado le asigne.

Si quiere cancelar su solicitud porque se equivocó o de casualidad el gato pasó por el teclado, simplemente puede hacer clic en el botón "Eliminar solicitud" del horario correspondiente.

Si aparece el círculo de prohibición en algunos horarios significa que la fecha ya pasó o que el encargado los cerró. No es posible realizar ninguna acción para estos horarios.

Ahora que todas las solicitudes llegaron al encargado, puede empezar a asignar los turnos. Este trabajo lleva un poco de tiempo y también requiere de cierta concentración. Por eso lo mejor es buscar un lugar tranquilo, prepararse unos mates para calmar los nervios y, si desea, poner música animadora. Las canciones del Broadcasting demostraron su eficacia en estos momentos. Se puede comenzar con títulos como: “Hay que avanzar”, “Todo irá bien” o “Ten calma al decidir”. Después, para no perder la motivación y el buen humor recomendamos: "Ni un paso atrás" y "No te dejes vencer". Y para la recta final, canciones como "Muy cerca" y "Contemplo ese día" dieron buenos resultados. Por supuesto, la lista de reproducción completa está disponible en jw.org.

Para asignar los turnos ahora hay que ir a la pestaña “Plan semanal”. Ahí ya se puede ver cuántos publicadores solicitaron cada horario, y debajo el número de los turnos formados (al principio, lógicamente, dice 0, porque recién ahora se formarán los equipos).

Hay que planificar cada horario individualmente. Para eso, haga clic en el horario correspondiente (por ejemplo, lunes de 8:00 a 10:00 horas), lo que abre una pestaña del lado derecho con más detalles. Allí se encuentra el estado de solicitud, el estado de asignación, el total de solicitudes, las rutas disponibles y la opción de cancelación de turno.

El siguiente paso es seleccionar la ruta correspondiente para el turno.

Después de hacer clic en la ruta, aparece una ventana con la información: “Turno actualmente deshabilitado” y debajo el botón “Habilitar y comenzar planificación”. Seleccionándolo se habilita y entonces aparece la pantalla de asignaciones.

A la izquierda se encuentra a los candidatos agrupados en tres categorías, de acuerdo a su preferencia de ruta:

Esta función es opcional y se puede desactivar.

Para hacer un programa práctico y justo, se puede ver la siguiente información de cada publicador:

Para asignar un turno al publicador haga clic en la flecha gris al final del renglón. Ahora el nombre se mueve al lado derecho y el publicador es parte del equipo de este turno. Para removerlo haga clic en la “x” en el extremo derecho y el nombre vuelve al lado izquierdo. La “x” no significa que se elimina su solicitud. Para que todos los publicadores vuelvan al lado izquierdo al mismo tiempo, simplemente haga clic en el botón "anular las asignaciones de todos". Se encuentra en la esquina superior derecha.

De esta manera se puede formar un equipo para cada horario. Es importante que siempre esté presente un capitán (que también puede ser una hermana). Si esto no se cumple, el turno no puede llevarse a cabo. Se debe seleccionar el capitán del equipo en la columna de la derecha haciendo clic en el casillero correspondiente. Entonces el tilde se vuelve azul oscuro.

En la parte superior izquierda se señala si se están cumpliendo todos los requisitos predeterminados para la planificación. Las indicaciones pueden variar entre una simple información, una advertencia o incluso mostrar la existencia de errores que impedirían la publicación del programa. Las notificaciones se pueden ajustar en la pestaña “configuraciones” y después “planificación”.

El botón "Deshabilitar turno" en la esquina superior derecha se puede usar si durante la planificación el encargado se da cuenta de que el turno no se va a poder realizar. Puede haber diferentes razones para ello, tal vez no hay un capitán disponible o acaban de recordar que ese día tienen la asamblea. Afortunadamente, nadie se va a enterar, porque aún está en modo de planificación, es decir, el plan todavía no se publicó y nadie fue notificado.

Sin embargo, una vez que el turno está planificado y publicado (lo que significa que todos los publicadores ya recibieron sus asignaciones), el botón cambia a color rojo y se llama ahora "Cancelar turno". Al presionarlo, todos los participantes del turno en esa ruta recibirán una notificación por correo electrónico sobre la cancelación.

Cuando el equipo está completo y entonces el turno queda listo, regrese al plan semanal. Ahora solo falta que haga clic en el botón "marcar como planificado", y el turno se vuelve azul. De esta manera se deben planificar todos los horarios de la semana.

Si en un horario se realizan turnos en diferentes rutas, estas se deben planificar individualmente. Recién cuando todos los turnos quedaron a gusto del encargado y todos los casilleros estén en azul se puede publicar el programa. En la parte superior derecha del menú desplegable se encuentra entonces el botón: "Publicar asignación semanal".

Si se olvidó de hacer las asignaciones en un horario, aparecerá un mensaje de error para que se puedan hacer los ajustes necesarios.

Aunque no se haya podido armar un turno en cierto horario, de igual manera tiene que estar marcado como planificado y estar de color azul. De lo contrario, esto impediría la publicación del programa. Después de haberlo publicado, todos los publicadores que se hayan ofrecido al menos una vez serán notificados por correo electrónico. Así que el trabajo del encargado está terminado y, como recompensa, todos los horarios del plan semanal se vuelven verdes.

Consideremos el lado del publicador por última vez. Ahora recibió un correo electrónico con la siguiente información: cuándo y dónde fue asignado, y también en qué horarios su solicitud no pudo ser considerada.

Los turnos asignados aparecen en el calendario de color verde. Si lo configuró previamente, los mismos también aparecerán en su calendario personal.

A partir de ahora ya no puede cancelar su turno con un simple clic. En el caso de que no pueda cumplir con su asignación, no le queda más remedio que ponerse personalmente en contacto con el encargado.

Estos términos son bien conocidos, por eso tampoco hay grandes sorpresas acá. Cada publicador pertenece a una congregación, cada congregación a un circuito. Hay algunos detalles que son necesarios saber para poder utilizar MEP de manera óptima.

El depósito donde se guardan los carritos tiene un nombre y una dirección. Cuando se crea una nueva ruta, se le asigna un depósito. Por eso es necesario crear el depósito antes de la ruta.

Por ruta nos referimos al lugar donde el turno se lleva a cabo. Una ruta tiene un nombre y un punto de encuentro donde un equipo se reune con el siguiente para hacer el cambio. También se puede especificar el número mínimo y máximo de participantes y si uno o más hermanos deben estar presentes por razones de seguridad. Se debe indicar el depósito donde se guardan los carritos. Se puede eligir uno o más idiomas para una ruta. Si se trabaja con varios idiomas, es posible crear un equipo separado para cada idioma que recorrerá la misma ruta al mismo tiempo.

Para aquellos que utilizan la planificación automática, existen algunas opciones de configuración adicionales: si el número de participantes debe ser siempre par y si la ruta debe estar ocupada durante todo el día. Esto resulta útil si el depósito no está cerca, así que sólo hace falta buscar los carritos una vez por la mañana y devolverlos por la noche.

En algunos casos tiene sentido limitar el número de participantes, por ejemplo si hay turnos muy temprano o muy tarde y es difícil formar equipos del mismo tamaño durante todo el día. Al limitar el número de participantes, se le permite al robot de planificación asignar equipos más pequeños para los turnos tempranos y/o tardíos en vez de cancelar el turno.